Depuis trois ans que nous baignons nuit et jour dans un environnement collaboratif, nous commençons à avoir une expérience et des connaissance solides sur ce qui fait le succès (et ce qui cause les échecs) des évènements collaboratifs. Nous avons organisé, accueilli, conçu et favorisé un nombre incalculable d’évènements impliquant une mobilisation collective et ponctuelle. Des premiers exercices de co-fabrication de mobilier pour l’ouverture de Mutinerie aux opérations Coup de Foin à Mutinerie Village en passant par des  Startup weekends, DiscoSoupes, Hackatons, distributions de Ruche Qui dit Oui, Repair Cafés, Workshops en tous genres, nous en avons vu passé et voici quelques enseignements que j’ai pu en tirer.

Voici quelques principes de bon sens pour réussir un évènement participatif :

Utile

Il est contre productif de « faire du participatif » pour l’amour de l’art. Ce constat, d’une évidence consternante n’en est pas moins utile car nombreux sont ceux qui, partant de la noble cause d’impliquer leur communauté accordent plus d’importance à la méthode participative qu’à l’objectif de réalisation dont il est question.

N’oublions jamais que la méthode, participative ou non, n’est qu’un moyen de réaliser un objectif et non la finalité elle-même.

Pourquoi mobiliser des gens qui vous suivent et qui vous font confiance pour une mission dans laquelle leur présence n’a pas de réelle utilité ? Même si l’envie de participer est réelle, il faut garder en tête que les participants seront déçus s’ils sentent que leur contribution n’est pas réellement utile. Pour cette même raison, pensez à bien dimensionner le nombre de participants afin que personne ne se sente en trop ou se décourage constatant que la tâche est insurmontable faute d’effectif suffisant.

Simple

La simplicité est une clé essentielle dans la réussite de tout système participatif. Un évènement de production participative doit rester simple dans ses objectifs. Les missions qui fonctionnent le mieux sont celles qui ressemblent le plus à une ligne droite (quand bien même la pente serait raide!) ; sérigraphier 150 Tee-Shirt en vue d’un évènement, fabriquer tel mobilier, éplucher des légumes en musique pour faire une soupe/salade géante, voila le type de réalisation qui fonctionnent parfaitement avec un modèle participatif.

Dans tous les cas, les discussions ne devront jamais devenir des sortes de méta-débats stratégico-philosophiques, abstraits, idéologiques… Cela ne génère que de la confusion et de la frustration. L’organisateur est la force de synthèse, force que vous devez assumer après avoir consulté qui de droit. Le jour de l’évènement, soyez au clair sur les objectifs et les grandes lignes de la méthode.

L’objectif doit rester simple sur le fond, mais les participants doivent avoir le choix dans les tâches à faire et la façon de les faire. Il ne s’agit pas de tout noyauter, mais au contraire de laisser les choses très ouvertes dans les méthodes de travail et les choix des tâches tout en s’assurant que chacun connaisse bien les objectifs de production. Dans ces conditions, une forme de créativité et d’organisation organique naturelle se forme et l’on voit les participants progresser et se « spécialiser » naturellement. Chacun allant vers ce qu’il sait faire de mieux et les bonnes astuces se transmettent naturellement.

Bien préparé

Une autre erreur fréquente qui revient souvent lorsque l’on organise un évènement collaboratif, est de considérer qu’il suffit de rassembler des gens de bonne volonté pour que la magie survienne.  En réalité, un évènement participatif réussi demande une organisation importante et spécifique car il ne s’agit pas tant de définir des « process » qu’un cadre favorable. Et créer le bon environnement demande un vrai travail et une autre forme de méthode à laquelle nous n’avons pas été habitué par nos études ou par le fonctionnement classique d’une entreprise.

1+1 peut valoir 3 ou rien du tout. La force d’un groupe est une alchimie délicate.

Voici quelques points essentiels pour préparer un évènement participatif :

• Tester en amont le montant de travail que ça représente et se donner un objectif réaliste.
• Prévoir un emploi du temps relativement précis et le tenir
• S’entourer de connaisseurs : Il suffit d’un ou quelques fins connaisseurs du sujet et le travail du groupe entier en sera considérablement plus efficace, gratifiant et instructif.
• Rentrer très vite dans le vif du sujet. Cela donnera le ton et l’impulsion pour la suite. L’identité et la « trajectoire » d’un groupe se forgent dès le début. Une fois bien lancé, il peut avoir une force de frappe énorme mais si cette étape est loupée, il devient terriblement difficile de rectifier le tir.

Enrichissant

Enfin, pour qu’un évènement participatif réussisse, il doit être enrichissant pour les participants. Il est une proposition à tester des choses inédites, à changer de cadre, à créer du bien commun…

Dans ce type d’évènement, un échange se crée et conditionne son succès ; les participants apportent leurs idées, leurs expériences, leur travail, les organisateurs apportent des rencontres humaines, de la connaissance technique et la possibilité de vivre une expérience positive.

Le travail contributif se célèbre. Prévoyez donc des moyens de réjouissances qui permettent de marquer le coup, de renforcer les liens et de remercier les participants. Ayez le soucis constant de faciliter la transmission des savoirs et la discussion entre les participants et soyez créatif dans les missions à mener en laissant les meilleurs morceaux de la bête aux participants et en ayant pris sur vous les tâches les moins intéressantes lorsque vous le pouvez.

Le travail participatif bien mené et utilisé à bon escient peut être non seulement un moyen incroyablement efficace pour mener à bien des choses que l’on n’aurait pas pu faire seul et génère en même temps énormément d’externalités positives; rencontres humaines, création de liens, sérendipité, apprentissage de compétences, découverte de talents …  Ces externalités générées deviennent un bien commun qui bénéficiera à toute la communauté et fera sans doute germer de nouvelles idées, de nouveaux projets et de nouveaux liens.