Adieu la sédentarité et le bureau fixe. Faisons place à l’utilisation nomade et à la collaboration organisée.
L’essor de la numérisation des entreprises et du télétravail a favorisé l’adoption du flex office, cette nouvelle approche d’organisation du travail qui ne garantit pas aux collaborateurs un lieu de travail fixe, au sein des entreprises.
Le concept de « bureau flexible » est devenu incontournable, surtout après la crise sanitaire du COVID-19 qui a radicalement modifié les pratiques de travail. Il est particulièrement apprécié des grandes entreprises et des start-ups.
Suite à la visite de plusieurs dizaines d’espaces tertiaires qui adoptent cette approche organisationnelle, nous avons choisi de rédiger un guide exhaustif sur le Flex Office. Ce dernier vous permettra de saisir sa définition, ses implications, ses bénéfices, ses contraintes et les modalités pour l’implémenter dans vos installations en se basant sur des exemples concrets.
Que signifie le concept de flex office ?
Formation basée sur des données jusqu’à octobre 2023.
Le flex office représente une nouvelle approche de l’agencement de l’espace de travail. Dans ce système, les employés ne reçoivent pas de bureaux attitrés, signifiant que chaque collaborateur doit dénicher un poste de travail chaque matin et libérer son bureau chaque soir. Le flex office représente une alternative au concept de bureau traditionnel.
Le flex office, considéré comme un bureau 3.0, a d’abord vu le jour aux États-Unis.
Quel est le principe du flex office ?
Dans un cadre de travail en open space, les employés sélectionnent un bureau disponible en fonction de leurs missions du jour (zone tranquille, salle de réunion, espace collaboratif).
Des applications et autres outils numériques facilitent la réservation d’espaces, tandis que des casiers sont généralement mis à disposition pour ranger les objets personnels. Ceci nécessite une gestion efficace des espaces et une organisation soigneuse pour prévenir les saturations.
Il s’agit donc d’une véritable démarche pour instaurer le flex office au sein de l’entreprise.
Veuillez également jeter un œil à notre article concernant le droit du travail relatif au travail flexible.
Pourquoi les sociétés choisissent-elles le bureau flexible ?
Les données
D’après une enquête récente (*réalisée par l’entreprise Regus), plus de la moitié des employés à travers le monde affirment exercer leur activité en dehors du bureau 2,5 jours ou plus chaque semaine. Un chiffre significatif qui n’aurait jamais pu être atteint il y a deux décennies ! Environ 17 % des employés en France effectuent du télétravail au moins un jour par semaine.
On doit également prendre en compte les déplacements chez les clients, les congés, les arrêts maladie et les réunions dans cette tendance. On constate donc rapidement que les postes de travail ne sont pas constamment pourvus : le taux de vacance moyen d’un poste de travail en France se monte à 40 %.
Face à ces transformations structurelles, un grand nombre d’entreprises projettent de proposer des modalités de travail plus adaptables en termes de temps et d’espace, d’introduire le télétravail et de mettre à la disposition de leurs employés des outils numériques inédits.
Les motifs
Le télétravail connaît une véritable expansion en France. Pour quelle raison ? Car cela offre aux employés, dans le contexte actuel, la possibilité de maintenir une distance sociale (le principe du bureau flexible inclus le travail à domicile), mais surtout d’obtenir des horaires de travail plus flexibles, tout en bénéficiant d’une plus grande indépendance.
En conséquence, il y a une réduction du stress, une augmentation de l’efficacité et une meilleure gestion de l’équilibre entre la vie professionnelle et personnelle.
Le télétravail présente également des avantages pour l’entreprise ! Cela augmente la souplesse des ressources humaines, diminue l’absentéisme et les retards, tout en boostant la motivation. D’après une recherche récente, l’implémentation de cette nouvelle structure de travail pourrait réduire l’absence pour maladie de 5,5 jours par an.
Quelques sociétés françaises ont saisi l’importance d’incorporer le télétravail directement dans leur culture organisationnelle en convertissant partiellement des espaces de travail « non fixes » en « bureaux partagés ».
Ces espaces de travail en mode « desk sharing » sont généralement des bureaux ouverts où les postes ne sont pas fixés à un utilisateur en particulier. Les employés prennent place librement tout en suivant le principe du « bureau propre », c’est-à-dire laisser un espace dégagé à la fin de la journée.
Terminé le bureau personnel orné de photos de ses proches ou d’une myriade de petits objets divers ! Le concept est que la collectivité prévaut sur l’individualité, avec des espaces polymorphes conçus pour favoriser les interactions.
Une idée qui cherche également à combattre la « routinite » aiguë, qui est l’adversaire de la motivation ! Et qui attire la Génération Y et les millennials, authentiques nomades numériques et zappeurs par nature.
Diminution des dépenses
Cette approche différente des milieux traditionnels se révèle être une solution parfaite pour diminuer les dépenses.
Cela s’avère très utile pour les structures dont le personnel a des horaires flexibles : l’« excédent » inoccupé de l’espace est réparti dans des zones polyvalentes et collaboratives.
Bien que la création d’un tel bureau puisse être plus coûteuse qu’un espace ouvert traditionnel, cette disposition de bureau permet de diminuer le nombre de postes de travail et donc de réduire le coût du loyer, surtout dans les villes où les prix au mètre carré montent en flèche !
Par exemple, une entreprise nous a confessé que l’adoption du flex office lui avait enfin permis de réaliser des bénéfices après plusieurs années.
Comment organiser un espace de travail flexible ?
Habituellement, l’espace est segmenté en deux zones majeures : une zone de travail et une zone accessoire.
Le premier se manifeste généralement par des espaces ouverts et des bureaux individuels attribués à certains membres de l’équipe dirigeante ou à certains services qui requièrent un certain degré de confidentialité (comme la comptabilité, les ressources humaines, les services juridiques, etc.).
Il sera possible d’aménager des bureaux assis-debout et des bureaux en bancs pour espace ouvert à cet endroit.
On observe autour de cette première zone :
- des salles de conférence non officielles,
- des zones de repos (machines à café, cuisines),
- des « cabines téléphoniques » (ou « booth » en anglais),
- des « meeting box » (salles de réunion acoustiquement isolées),
- des « focus room » (espaces de concentration où un employé peut se retirer de ses collègues).
De cette façon, chaque employé a la possibilité de se positionner à n’importe quel poste dès son arrivée le matin. Espace de détente ou zone favorable à la communication, il revient au collaborateur de sélectionner l’environnement de travail en fonction des tâches à réaliser ! C’est une expérience inédite pour le salarié.
On dispose même de technologies qui facilitent la recherche d’un emploi vacant. De petits détecteurs sont positionnés sous les tables et repèrent la présence d’un collaborateur qui se serait assis. Ces dispositifs, connectés à une plateforme numérique, signalent avec précision l’occupation des postes dans l’espace ouvert de travail, par le biais de tablettes disposées à l’entrée des lieux ou d’une application mobile à télécharger.
Au-delà de l’aspect « optimisation des espaces », cette forme d’aménagement des lieux de travail a pour objectif d’accélérer la numérisation des structures privées et publiques, tout en prenant en considération les enjeux environnementaux (« concept sans papier ») et technologiques (applications mobiles facilitant la recherche de salles de réunion, l’usage du covoiturage, etc.).
Une authentique philosophie axée sur l’auto-organisation, l’autonomie des professionnels et une stratégie agile pour la conception de produits !
Les bénéfices du bureau flexible.
Les bénéfices majeurs du flex-office sont les suivants :
- Encourageant le travail à distance et les nouvelles méthodes de travail : le flex office prend en compte l’aspect du télétravail ainsi que la mobilité au travail, qui offre la possibilité de travailler à un emplacement éloigné des lieux de passage sans aucune restriction.
- Économiser : le bureau flexible offre la possibilité de réduire l’espace occupé, ce qui permet de diminuer les coûts associés à l’immobilier.
- Amélioration de l’environnement de travail : les espaces communs (zone de repos, zones pour échanges informels) contribuent à améliorer l’environnement professionnel et influent sur le bien-être des employés.
- Rencontrer d’autres collègues : cette organisation encourage une communication horizontale et favorise l’ouverture parmi les collaborateurs. Chaque employé, du plus haut cadre au simple salarié, collabore étroitement et a la possibilité de solliciter l’avis de ses collègues. Cela permet d’accroître la communication, d’éluder les procédures formelles, de partager les expériences et de construire des relations basées sur une confiance réciproque entre les équipes.
- Ambiance agréable et créative : les postes de travail modulables offrent aux travailleurs la possibilité d’ajuster leurs conditions de travail selon leur état d’esprit et les missions prévues pour le jour. De plus, cette organisation encourage le mouvement.
- Possibilité de travail à distance : grâce à la « clean desk policy » (politique de bureaux épurés), les collaborateurs peuvent se déplacer et s’organiser efficacement en utilisant les outils de gestion disponibles sur leurs ordinateurs portables et téléphones intelligents.
- Image de marque : un impact positif se manifeste non seulement pour les clients et les partenaires, mais aussi pour les employés recrutés.
Les points négatifs du travail en espace flexible.
Toutefois, le travail à distance peut avoir des répercussions sur les employés :
- Un bureau non personnalisé : le fait de devoir changer de poste chaque jour rend impossible l’établissement d’un espace de travail territorial. Il peut donc être plus ardu pour certains employés de développer un sentiment d’appartenance à l’entreprise.
- Besoin d’organisation : en l’absence de bureau attitré, il est indispensable de structurer son quotidien à l’avance (réserver un espace de coworking, déterminer les lieux de rencontre avec les équipes, dénicher le lieu idéal, etc.). Il est possible d’utiliser un outil de bureau flexible.
- Problèmes de communication : En demandant aux employés de ne pas indiquer leur position exacte au sein de l’organisation, ceux qui préfèrent collaborer avec des collègues qu’ils apprécient se voient confrontés à des difficultés pour former des équipes.
Quelle est la situation du management dans le contexte d’une organisation de ce genre ?
Le flex office n’est pas seulement une réorganisation de l’espace, c’est aussi une remise en question du management traditionnel !
Cela nécessite un changement d’attitude des gestionnaires envers les employés : c’est l’émergence du management bienveillant où la capacité du personnel à assumer ses responsabilités et à équilibrer judicieusement vie personnelle et travail est désormais indiscutable.
C’est une question de confiance. Les gestionnaires sont plus attentifs aux personnes avec qui ils collaborent, alors que les manageurs n’ont plus de difficultés à permettre le travail à distance pour leurs employés.
Dans un environnement de travail flexible, la hiérarchie des statuts devient de plus en plus floue…
Effectivement, ce passage requiert un soutien concret des responsables pour apprendre à superviser un collaborateur à distance et prévenir l’isolement.
Il est crucial de disposer d’un intranet performant et de réaliser des sessions de brainstorming fréquentes, mais surtout d’être attentif aux enjeux rencontrés par ses équipes. Quel est le secret d’un flex office réussi ? Maintenez un sentiment d’appartenance à l’entreprise !
À présent, le bureau moderne est aussi efficace qu’un team-building, des récompenses d’entreprise et des primes annuelles pour la gestion.
Quelques employeurs vont au-delà : ils proposent des salles de massage pour leurs employés, ont mis en place des garderies d’entreprise, et disposent de zones de divertissement dotées de tables de ping-pong et de billard…
Cela a des répercussions bénéfiques sur la culture d’entreprise et l’engagement des employés, ce qui contribue à améliorer la productivité de l’entreprise.
Des illustrations précises d’entreprises qui ont mis en place le flex office.
- Adidas France : la société de sport a mis en place le modèle de travail flexible pour améliorer sa communication interne et les interactions entre ses diverses équipes et marques. Outre de nombreux espaces de coworking et zones de pause créatives, une salle de gym et un espace détente ont été aménagés pour promouvoir le bien-être des employés.
- Yandex Russie : face à une croissance significative du moteur de recherche russe, l’entreprise a opté pour une organisation flexible des tâches quotidiennes et des bureaux : des espaces caféisés, des salles de réunion paisibles, des zones de détente, et des terrasses situées aux étages supérieurs offrant un panorama exceptionnel sur la ville.
- Philips France : l’entreprise a conçu un équilibre optimal entre le confort des employés et la praticité des espaces en se basant sur les principes du partage de bureau : 8 postes pour 10 collaborateurs. Chaque salarié dispose d’un casier où il a la possibilité de sécuriser ses effets personnels, son ordinateur portable ou des documents d’importance. Cela correspond à peu près à 20% d’économies pour l’entreprise.
- PwC Paris : l’atmosphère professionnelle illustre un style de gestion innovant, plus en accord avec les exigences des clients et des collaborateurs du cabinet. En plus de favoriser les échanges interactifs, le décloisonnement offre un style de gestion plus transversal et linéaire.
- AirBnb France : en reconvertissant un bâtiment de bureaux en loft parisien, Airbnb renforce sa crédibilité auprès des usagers de la plateforme collaborative. En adhérant au principe « Belong anywhere », la société offre à ses collaborateurs de vastes espaces de travail collaboratifs, adaptables et soigneusement aménagés.
- LeBoncoin France : dans ce contexte stimulant, aucun employé, y compris ceux de la direction, ne dispose d’un bureau assigné pour encourager l’agilité et la flexibilité entre les équipes. L’espace comprend d’importants plateaux communs, des « bulles » pour se retirer, des salles de réunion adaptables et deux cafétérias. N’oublions pas la terrasse offrant une vue imprenable sur tout Paris !
Comment organiser ses bureaux pour adopter cette approche méthodologique ?
L’espace de travail flexible offre un environnement favorable à l’interaction entre les employés de tous niveaux.
Cela incite l’employé à se mouvoir, à communiquer directement avec ses équipes plutôt qu’à favoriser l’email, qui est long et parfois source de malentendus.
En phase de projet, il favorise une collaboration plus facile et rapide entre divers corps de métiers qui, a priori, sont éloignés les uns des autres.
Toutefois, l’arrangement des postes de travail pour chaque collaborateur demande une étude préalable des habitudes des employés afin de déterminer le niveau de mutualisation (généralement 0,8 poste par collaborateur) !
Il est aussi essentiel de prendre en compte les particularités associées à certaines professions (assistantes, secrétaires, etc.).
En ce qui concerne les équipements, ils doivent être conçus pour simplifier la vie quotidienne des employés :
- Un équipement technologique de haut niveau : sans un réseau Wi-Fi infaillible, des ports connectiques efficaces à chaque emplacement et une solution de stockage de fichiers, il n’y a pas de flex office ! C’est une condition essentielle pour procéder à une réorganisation.
Un système de réservation pour salles de réunion : l’employé devrait être en mesure de réserver aisément à l’avance un espace agréable doté des équipements requis pour travailler ou tenir une réunion. - Un environnement propice à la concentration : des espaces « focus room » ou des zones séparées par des cloisons de bureaux doivent être disponibles pour les tâches requérant une attention soutenue. Ces postes sont généralement permanents et comprennent un téléphone, un ordinateur portable, ainsi que des systèmes interactifs pour le travail en petits groupes.
- Espaces collaboratifs : pour encourager la communication, des zones communes doivent être aménagées pour permettre aux collaborateurs de discuter de problématiques partagées et de plans d’action relatifs à un projet.
- Des espaces de réunion et des cabines téléphoniques : à l’inverse de l’espace de travail partagé en open space, ces modestes salles isolées doivent offrir la possibilité d’accueillir un client pour des discussions commerciales ou de passer un appel téléphonique essentiel.
Cependant, il est fortement recommandé de réaliser une phase de test avant d’entreprendre des changements organisationnels majeurs et le déménagement complet des bureaux !
Il est préférable d’introduire le flex office progressivement, en commençant par un service avant de l’étendre à l’ensemble des employés. Ceci offre l’opportunité de prendre du recul, d’identifier les aspects à perfectionner et surtout de répondre aux inquiétudes des équipes.
On peut aussi envisager de créer conjointement un espace de ce type avec les équipes pour les impliquer.
Après le bureau flexible, est-ce que l’Activity Based Working (ABW) est la prochaine étape ?
L’ABW, très répandu aux Pays-Bas et en Australie, s’inspire des principes du bureau flexible : les espaces de travail offrent aux collaborateurs une gamme de sous-espaces adaptés à l’exécution de tâches spécifiques telles que la formation, la concentration, la collaboration ou encore le socializing.
Mais cette organisation radicale vise aussi à transformer les méthodes de travail ! Cela introduit une dynamique inédite : c’est l’activité qui définit le lieu. Par conséquent, l’ABW contribue à la mise en place d’une vision et d’une stratégie favorisant la flexibilité (« new way of working »).
Dans le cadre du flex office et de l’ABW, le défi consiste à offrir des espaces de travail qui soient source d’inspiration. Une façon d’exhiber de la créativité et de l’innovation pour séduire les employés et s’ajuster à des marchés toujours plus rigoureux !