Il est reconnu qu’un espace de travail désordonné, mal entretenu ou avec un éclairage inadéquat notamment, nuit à une concentration optimale et par conséquent à une productivité efficace. Cependant, en appliquant des principes simples à mettre en place bien qu’ils nécessitent un minimum de discipline, il est très aisé d’aménager son espace de travail pour optimiser au maximum la productivité. Voici 10 conseils à suivre pour bien organiser votre bureau.
Conseil n°1 : effectuer régulièrement du tri.
L’encombrement des bureaux par des papiers, dossiers, équipements divers, etc., constitue l’une des principales problématiques. L’espace de travail peut éventuellement se transformer en un véritable fouillis. Bien que la perception de l’ordre et du désordre varie d’une personne à l’autre, il est indéniable qu’un bureau débarrassé de piles de documents ou de dossiers favorise plus la pensée et les idées limpides.
La méthode optimale pour éviter d’accumuler une grande quantité de papiers sur un bureau est clairement de les gérer au fur et à mesure qu’ils arrivent. Facile à dire, mais pas nécessairement facile à réaliser ! Donc, une fois que le tort est causé, il faut procéder au triage. Pour faire le tri de ce qui est inutile, demandez-vous quand vous avez réellement eu besoin de tel ou tel document ou papier. Si la réponse date de longtemps, vous pouvez la supprimer sans souci. N’oubliez pas de vérifier s’il ne s’agit pas de documents que vous devez garder pour un minimum de temps. Dans ce scénario, archivez-les.
N’oubliez pas de faire aussi le nettoyage de votre petit matériel. Assurez-vous que vos stylos, agrafeuses, trombones, et ainsi de suite, fonctionnent correctement. Conservez uniquement vos petites fournitures en bon état. Réparez celles qui sont réparable ou débarrassez-vous-en.
Conseil n°2 : investir dans une poubelle efficace.
Dans une ère de recyclage, une corbeille est tout à fait appropriée dans un bureau. On la nomme d’ailleurs spécifiquement « poubelle de bureau ». Preuve qu’elle est incontournable.
Pour assurer son efficacité, la corbeille à papier doit être positionnée de manière accessible, près du bureau, afin de permettre un rejet rapide des éléments superflus qui pourraient finalement encombrer l’espace de travail. Elle doit par la suite être opérationnelle en offrant un classement intelligent. Prévoyez une benne dédiée aux papiers, une autre réservée au plastique ou aux objets non recyclables, par exemple. Il est également possible de se munir de petits appareils de déchiquetage pour tous les documents essentiels qu’il est conseillé de ne pas éliminer sans traitement préalable.
Conseil n°3 : augmenter le nombre de modules pour le rangement et le stockage.
Un bureau dégagé est le signe d’une efficacité dans le travail. Les éléments de rangement et de stockage sont donc essentiels. Plus vous en ferez, moins il vous sera difficile de vous repérer.
Par exemple, vous pourriez choisir de petites boîtes en plastique transparent à placer sur votre bureau. En un instant et sans avoir à fouiller, vous disposerez de stylos, ciseaux et autres petites fournitures de bureau à portée immédiate. Les plateaux porte-documents transparents peuvent aussi vous offrir la possibilité de placer rapidement les documents à traiter, par exemple.
Il n’y a pas de bureau sans tiroirs… Toutefois, à condition que ces tiroirs soient d’une fonctionnalité optimale. Fournissez-leur des compartiments de rangement en plastique de petite taille pour optimiser l’organisation de leur intérieur.
N’oubliez pas non plus de procéder à l’archivage de vos documents. Pour optimiser leur rangement, des boîtes spéciales, par exemple, sont disponibles à la vente dans le commerce. Dotées habituellement d’onglets pour organiser vos documents par sujet, elles vous facilitent leur localisation rapide.
Aujourd’hui, les objets connectés sont intégralement incorporés dans le monde professionnel. Qui n’a jamais ressenti du stress en ne trouvant pas son chargeur de téléphone parmi tous les objets qui encombrent son bureau ? On trouve actuellement des solutions de rangement spécifiques et particulièrement utiles pour organiser ce matériel et surtout pour le retrouver sans difficulté.
Conseil n°4 : Aménagez votre bureau en différentes zones de travail.
Pour optimiser votre travail et éviter le gaspillage de temps, l’aménagement de votre bureau en différentes zones de travail peut être une bonne solution. Par exemple, allouez une section de votre espace de travail aux dossiers qui nécessitent une attention prioritaire. Ou bien, définissez une autre section pour ceux qui sont actuellement en cours de traitement.
Pour une telle organisation, envisagez d’utiliser des étiquettes sur lesquelles vous indiquerez les thèmes ou les dates limites des documents à traiter ou en cours.
N’oubliez pas non plus de vous munir d’un tableau d’affichage pour y placer vos notes autocollantes. Cela vous permet de manipuler les couleurs et d’avoir une vue d’ensemble de vos priorités ainsi que du travail qui reste à accomplir.
Conseil numéro 5 : avoir recours à un agenda.
Que ce soit en version papier ou numérique, l’agenda est un outil essentiel pour une travail productif. Tout d’abord, il assure qu’aucun rendez-vous n’est manqué. Il contribue également à consigner et à rassembler toutes les notes de rappel, sans risque de les égarer, tout comme les listes des tâches à accomplir ou des projets.
L’agenda contribue à optimiser la gestion du temps en fournissant également une perspective globale des événements et des tâches futures.
Conseil n°6 : promouvoir un cadre favorable à la productivité au travail.
Aucun bureau n’est propice à un travail productif sans un environnement approprié. L’éclairage est notamment un élément à ne pas sous-estimer. Surtout que le travail sur ordinateur, de plus en plus courant, nécessite une luminosité spécifique afin de préserver sa vision, mais également pour maintenir sa concentration sur une longue période et minimiser la fatigue. C’est pour cette raison qu’un bureau doit être bien éclairé, surtout s’il n’a pas accès à la lumière naturelle.
On ne doit pas non plus négliger le mobilier. Il est essentiel qu’une chaise de bureau soit idéalement conçue pour le travail afin d’éviter les douleurs dorsales et de maintenir la productivité aussi longtemps que possible, sans gêne.
Conseil n°7 : Accordez de l’importance à la décoration.
L’aménagement d’un bureau contribue largement au confort de son utilisateur et, par extension, l’assiste dans la réalisation d’un travail plus performant. Cette décoration, étant personnalisée, favorise davantage la concentration et la productivité. N’ayez aucune hésitation à habiller vos murs avec vos teintes favorites ou à suspendre des affiches ou des images personnelles qui évoquent de joyeux souvenirs. Vous pourrez également créer une ambiance agréable et apaisante en utilisant de petits objets décoratifs que vous aurez sélectionnés.
Conseil n°8 : n’oubliez pas les plantes vertes.
Les plantes vertes possèdent des propriétés calmantes et anti-stress. Effectivement, on attribue souvent à la couleur verte un rôle stimulant pour la créativité. Avoir des plantes dans son bureau aide à instaurer une atmosphère moins austère et équilibrée, à condition de leur apporter un entretien minimal.
Conseil numéro 9 : faire un ménage régulier de son bureau.
Pour se sentir à l’aise dans son environnement de travail, il est primordial d’assurer une propreté irréprochable. N’oubliez pas de dépoussiérer fréquemment votre bureau pour vous débarrasser des marques laissées par vos tasses de café, des résidus de vos collations, etc. Cela démontre également que vous tenez à travailler dans un environnement sain et à projeter une image positive auprès de vos collègues ou clients.
Conseil n°10 : remettre en ordre son bureau chaque soir.
Il paraît que la règle fondamentale est de ranger son bureau avant de le quitter pour la soirée. Malheureusement, elle n’est pas toujours mise en œuvre. Néanmoins, organiser et nettoyer son espace de travail à la fin de la journée favorise une arrivée le jour suivant dans un environnement rangé et dépouillé, qui favorise la productivité.